Una recopilación de consejos sobre productividad que te ayudarán a mejorar el día a día.

Gerardo Fernández

Aug 9, 2019·14 min read

English version. https://medium.com/@ger86/my-productivity-manual-for-daily-life-3c9375e1af84

Aprovechando la llegada de las vacaciones hoy he decidido escribir un artículo algo diferente a los que habitualmente publico por aquí. En él encontrarás una serie de consejos sobre productividad agrupados en los diferentes ámbitos que componen nuestras vidas.

Me he animado a escribir este artículo porque creo que es muy habitual asociar productividad a trabajo sin caer en la cuenta de que también podemos integrarla en nuestra vida personal con el fin de descubrir que el día tiene muchas más horas de las que pensábamos para disfrutar de nuestra familia, amigos y aficiones.

Como verás más adelante, en el artículo he recopilado un gran número de consejos. La lista comienza hablando de aquellos que creo que te pueden ayudar a ser más productivo en tu entorno laboral para poco a poco ir profundizando en el terreno personal, tema que es la verdadera razón de ser de este artículo.

Igual de primeras puedes pensar que la cantidad de consejos que menciono es abrumadora. De hecho, creo que sería de locos pensar que es posible seguir todos y cada uno de ellos (pareceríamos robots más que otra cosa). Por eso te animo a verlos como lo que son: consejos, no obligaciones. De ti dependerá escoger aquellos que te pueden servir de ayuda y cuales descartar porque sencillamente “no van contigo”.

Así que dicho esto, ¡comencemos!

Trabajando con el ordenador

Aquí encontrarás consejos que te ayudarán a ser más productivos cuando trabajes con un ordenador, algo que ya es un denominador común en gran cantidad de puestos de trabajo.

¿Un apartado para ésto? La verdad es que sí. Te sorprendería la cantidad de tiempo que perdemos por no estar familiarizados con el ordenador o por no conocer todas las herramientas de las que disponemos cuando trabajamos con él.

1. Incrementa la velocidad del ratón. Yo la tengo a casi el tope en mi Mac y la diferencia es abismal (aquí puedes ver como modificarlo si usas MacOS o Windows).
2. Apréndete los atajos de teclado de las aplicaciones con las que trabajes más a menudo. Photoshop, los entornos de desarrollo e incluso Office tienen gran cantidad de atajos de teclado que permiten realizar acciones de forma mucho más rápido sin tener que navegar por diversos menús.
3. Familiarízate con el buscador de tu ordenador o con el sistema de etiquetas. Encontrar las cosas más rápido siempre se agradece sin sentir que el desorden ha comenzado a invadir tu disco duro.
4. El escritorio vacío, por favor. Siempre que veo un escritorio abarrotado de archivos se me viene a la cabeza esas mesas llenas de papeles, archivadores y cajoneras repletas en el que buscar algo se convierte en misión imposible.
5. Si el ordenador es tu principal herramienta de trabajo, invierte en un buen ordenador que no tarde 2 minutos en arrancar o que se cuelgue cada vez que abres más de 3 pestañas en el navegador.
6. Asegúrate de tener una buena conexión a Internet, especialmente si eres autónomos o necesitas rapidez. Que las páginas se abran casi antes de pedirlas.
7. Un segundo monitor siempre es bien. Sobre todo si trabajas con un portátil. En cuanto veas las posibilidades de tener dos pantallas con sus distintas aplicaciones abiertas no querrás volver a trabajar con una solo.
8. Google es tu amigo. Diría que el 90% de los problemas comunes que se pueden presentar en un día de trabajo a alguien ya le ha pasado y ha tenido a bien de publicarlo. Por tanto, aprende a buscar en Google para encontrar soluciones rápidas a los problemas.
9. Y por favor, tener Whatsapp, Telegram, Twitter o cualquier otra red social abierta mientras intentas sacar adelante una tarea es como intentar trabajar en medio de una verbena de pueblo. Prográmate ventanas de tiempo para consultarlas pero evitar dejarlas en segundo plano sonando y distrayéndote.

Vida laboral

En este apartado he recopilado una serie de consejos de carácter general que te ayudarán a mejorar tu productividad en el trabajo sin importar a qué área o sector pertenezcas.

Estos consejos que encontrarás a continuación los he ido recopilando en base a mi experiencia desde que comencé a trabajar. Todos ellos los he puesto en práctica en algún momento u otro por lo que te puedo asegurar que la mejora que obtendrás es considerable y te dará la sensación de avanzar mucho más rápido.

Así que te propongo que escojas los que más compatibles veas con tu día a día y durante un mes los llevas a cabo, los resultados te sorprenderán (y no, prometo que no es un clickbait).

1. Haz pausas cortas cada hora. Trata de darte un paseo de 5 minutos, estira tus piernas. 6 horas seguidas sentado no es bueno para nadie y muchas veces esos mini descansos te permitirán aclarar tu mente si estabas enfrascado en algún problema.
2. Adiós a las reuniones interminables y planifica lo que hablaréis en ellas de cara no divagar e ir al grano. En mi opinión, más de una hora suele ser a menudo excesivo y la gente pierde la concentración.
3. ¡Las tareas difíciles las primeras! Creo que este es el mejor consejo que te puedo ayudar. Comienza a trabajar primero en las tareas más duras ya que ahí es cuando estás repleto de energía y deja las sencillas para el final de la jornada (así de paso no te empantanarás en una tarea que te oblique a quedarte más tiempo del que debieras en la oficina).
4. Planifica tu día antes de empezarlo. Para mí es imprescindible tener claro lo que tengo que hacer cada día.
5. Evita los “¿tienes un segundo?”. Esto creo que es uno de los principales ladrones de productividad que existen y lo peor es que no somos conscientes.
6. Invierte en una buena silla si eres autónomo y aprende a coger una postura ergonómica. Yo estoy encantado con la Markus de Ikea pero para gustos los colores.
7. Come bien. He decidido añadir este consejo aquí porque de un tiempo a esta parte he comenzado a valorar la dosis de energía extra que provee una buena alimentación. Si no tienes tiempo (en mi caso casi nunca) existen opciones de tuppers preparados a buen precio y que se encargan de semana en semana.
8. El trabajo, cuanto más cerca de casa mejor. 2 horas de desplazamiento al día son 10 horas a la semana lo que en un mes nos lleva hasta las 40 horas, es decir, casi dos días de desplazamiento obligatorio (esta es la clave, por mucho que leas en el tren o veas series sigues estando obligado a invertir ese tiempo). Imagina la cantidad de tiempo que ganarías para ti trabajando cerca (de hecho, ésta es uno de las razones principales por las que prefiero trabajar como autónomo).
9. De nuevo, mantén tu escritorio organizado, pero esta vez el físico. Creo que no hay nada más anti-motivacional que sentarte a trabajar en un escritorio donde reina el desorden.
10. Familiarízate con el método de productividad “Gettings things done” o cualquier otro. Aprenderás a elaborar listas de tareas útiles y vaciarás la cabeza de información innecesaria como la típica: “me tengo que acordar de escribir a X”.
11. Y por favor, hazte un favor a ti mismo y cumple tu horario.

¡En movimiento!

Pasamos ahora a temas más mundanos. Porque no todo va a ser trabajo como te prometí al comienzo del artículo. En esta sección encontrarás consejos sobre cómo puedes mejorar tu desplazamientos o por lo menos aprovecharlos para que no sean “tiempo perdido”.

Salvo que seas un hombre de las cavernas lo más normal es que al día tengas que realizar 3/4 desplazamientos por la ciudad. Este tiempo como comentaba antes suele ser “tiempo perdido” pues al final se trata de ir un sitio a otro, ¿no? Sin embargo, creo que es posible aprovecharlo para realizar una tarea secundaria que nos permita enriquecernos. Aquí te dejo algunas ideas.

1. Acostúmbrate a caminar rápido y tómatelo como una dosis extra de ejercicio.
2. Muévete en transporte público, bicicleta o andando. Estas son mis 3 formas habituales de moverme por Madrid (de hecho no tengo coche) y estoy encantado. Tardo menos a los sitios, me ahorro el agobio de aparcar y de paso me sirven para estirar las piernas. ¿Se puede pedir más? Se que tendrás la tentación de incluir aquí el monopatín eléctrico pero soy de la opinión de que es más saludable una pequeña caminata que ir sobre ruedas sin hacer nada.
3. Dile adiós a los ascensores o escaleras mecánicas. Puesto que suele ser difícil sacar tiempo para practicar una hora al día de ejercicio, ¿qué tal aprovechar los tramos de escaleras para al menor ejercitar un poco el corazón y darle algo de actividad a cambio de las 8 horas que pasamos sentados?
4. Si por la razón que sea estás obligado a desplazarte en coche no intentes aparcar siempre al lado. Aparcar a diez minutos del sitio tampoco está mal y probablemente es el tiempo que inviertas en encontrar el sitio adecuado.

Un poco más de tiempo, por favor

Probablemente como a ti, una de las cosas que más me irritan es tener que hacer cola. Ese tiempo en el que tan sólo puedes mirar el móvil mientras miras a izquierda o derecha pensando si la otra cola es la más rapida…

Habiendo recordado este “placentero” momento aquí te dejo unos consejos con lo que igual puedes evitarte tener que esperar colas o realizar actividades a determinadas horas en donde todo transcurra de forma mucho más ágil.

Nota. Como habrás ido viendo, muchos de los consejos que ya he mencionado van destinados a combatir eso que yo llamo roba-tiempos, es decir, situaciones en las que caemos involuntariamente y que nos van quitando una cantidad de minutos lo suficientemente apreciable como para que, si pudiéramos evitarlos, tuviésemos de una hora más al día.

1. Aprovecha que muchas empresas ya tienen formas de pago alternativas para evitar esperar colas. Por ejemplo, los Día&Go ya poseen cajas automáticas al igual que Ikea. Además Starbucks ya permite comprar el café desde la aplicación y recogerlo al llegar la tienda sin tener que esperar o el mismo McDonalds posee tablets desde donde realizar tu pedido. En este tipo de casos cuanto menos tengamos que interactuar más rápido iremos.
2. Intenta hacer las cosas pensando como un outsider. Por ejemplo, ve a hacer la compra o al banco a horas distintas a las que va el grueso de la población. Menos gente, menos colas (de nuevo), más tiempo libre para ti.
3. También os podéis ahorrar algún que otro paseo gracias a Amazon / Amazon Prime o los servicios de riders que te traen a casa prácticamente cualquier cosa sin tener que moverte tú. En mi caso, todos los artículos de Simba los encargo online y me ahorro algún que otro paseo al veterinario.
4. Prescinde del coche. No hay nada más frustrante que un atasco matinal o la búsqueda de aparcamiento por lo que aprovecha las nuevas formas de desplazamiento y dales una oportunidad. Además, como comenté ya antes te servirá además para hacer un poco de ejercicio.

Productividad en casa

Otro de los ámbitos en los que podemos mejorar nuestra productividad es en las tareas de casa. Planchar, fregar, barrer… son actividades que generalmente nos resultan tediosas y habitualmente entran en la categoría de “roba-tiempos”.

A continuación podrás encontrar unos cuantos consejos que yo mismo he seguido desde que me independicé para que aprendas a gastar menos tiempo del necesario en este tipo de tareas. Desde mi experiencia te puedo asegurar que adoptarlos en tu rutina de limpieza y mantenimiento de tu casa te ayudará a disponer de más tiempo para otras actividades. Y sí además trabajas desde casa al igual que yo hago sentirás que tu espacio de trabajo está igual de limpio y ordenado que el de una oficina al uso (algo que para mí es imprescindible).

1. Mantén un orden. Asegúrate de que las cosas se encuentren donde se las espera y no tengas que pasar tiempo buscándolas.
2. Si puedes permitírtelo, delega aquellas tareas que a ti te cueste más realizar. Esto fue una de las primeras cosas que asumí cuando me independicé. Generalmente facturo por horas a las empresas con las que trabajo por lo que haciendo cuentas me resulta “más rentable” contratar a alguien que me ayude con las tareas básicas en vez de invertir yo mi tiempo en realizarlas. Esa “rentabilidad” de hecho no es necesario que la midáis en dinero sino que también podéis valorarla en tiempo libre para vosotros.
3. No vayas a hacer la compra cuando estés hambriento. Seguramente gastes más dinero y tiempo escogiendo productos que tu estómago está deseando digerir cuando realmente muchos de ellos ni siquiera los tenías apuntados en tu lista.
4. No dejes la televisión encendida durante las cenas (salvo que vivas sólo). Acostúmbrate a hablar con tu familia o personas con las que compartes piso en vez de dejar que Netflix te resuelva esa tarea.
5. Intenta acostumbrarte a no posponer la alarma. Generalmente esos minutos extra no son tan beneficiosos como a veces pensamos y te ayudarán a formar una rutina.
6. Acostúmbrate a terminar las duchas con agua fría, te ayudará a despejarte y activará tu circulación (se que en invierno es más difícil).
7. Adquiere productos que automaticen ciertas tareas. Hace poco le regalamos a mi madre una Rumba y está encantada y yo estoy planteándomelo para tener el suelo más despejado de pelos de mi perro.
8. No te obsesiones con la limpieza. Se requiere de mucho esfuerzo y dedicación tener una casa limpia y lo más probable es que al día siguiente aparezca de nuevo polvo. Mi consejo es que te marques un mínimo asumible y te acostumbres a mantenerlo. En mi caso es evitar que haya pelos de mi perro en el suelo, tener el fregadero limpio antes de terminar el día y bajar la basura cada dos días.

¡Fórmate!

Una de las actitudes que nunca deberíamos perder es la de seguir aprendiendo cosas, pues sólo de esa manera seguiremos progresando en nuestros objetivos personales a la vez que sentimos que progresamos como personas.

Me considero una persona muy curiosa. Amenudo leo libros sobre campos que nada tienen que ver con mi especialidad (por ejemplo, recientemente terminé uno que me encantó sobre la evolución humana de Juan Luis Arsuaga) y me encanta seguir formándome en mi área de especialidad (desarrollo de webs y aplicaciones). Y cada vez que adquiero un nuevo conocimiento siento que he progresado un poco más, por lo que desde aquí te animo a que nunca dejes de formarte.

A continuación te dejo algunos consejos que te pueden ayudar para que tú también puedas seguir aprendiendo.

1. Fórmate en lo que realmente te interesa. Muchas veces la sociedad nos “impone” aquello que debemos aprender, pero no hay peor alumno que el que no tiene interés por lo que está aprendiendo.
2. Si necesitas aprender algo para mejorar tu posición laboral no te lances de cabeza al máster que ahora mismo es tendencia sino escoge aquello que mejor equilibra tu motivación con los supuestos beneficios laborales que te reportará. De otro modo acabarás quemado.
3. Reserva un espacio de estudio donde aprender aquello que hayas escogido. Puede ser un rincón tranquilo de tu casa o una cafetería, pero asócialo en tu mente como tu “rincón de aprendizaje”.
4. Relaciona todo aquello que vas aprendiendo. Muchos campos están relacionados de maneras que no imaginamos y conocer estas relaciones ayudan a tener una visión más global de cómo funciona el mundo.
5. Mantén un diario de aprendizaje en donde vayas recopilando aquellas cosas que vas aprendiendo. Esto generalmente sirve para mantener la motivación a medida que vas rellenando hojas.
6. Intenta contactar con expertos en lo que estás aprendiendo. Mucha gente está deseando compartir sus conocimientos con otros por lo que pierde la vergüenza y anímate a escribirles un correo con tus dudas (o incluso agredicimientos).
7. Trata de aprender siempre algo nuevo. Poco más que decir. Para mí es el principal consejo que puedo darte sobre este tema.

Productividad en el día a día

Y finalmente llegamos al punto más importante de este artículo ya que como decía al principio del artículo, la productividad no sólo debemos verla como una forma de rendir en el trabajo, sino que también nos puede ayudar a mejorar en nuestro día a día.

Por eso a continuación he hecho una pequeña mezcla tanto de consejos puramente de productividad como de otros que están relacionados con el bienestar pero que, si los seguimos, nos harán estar más despejados y motivados para cumplir con todo aquello que nos propongamos.

Espero que os resulten interesantes y que os ayuden a crecer y a mejorar en vuestro día a día.

1. Viaja dos veces al año a sitios que no conozcas. Nada inspira más que salir de la zona de confort de vez en cuando y descubrir sitios nuevos. Las buenas ideas generalmente surgen cuando no estamos metidos de lleno en la rutina diaria.
2. Encuentra tu “reason why”, “ikigai” o como quieras llamarlo pero establece tu propio proyecto vital y decide hacia donde vas a dirigir tus pasos. El verano suele ser una buena época para tratar de averiguarlo.
3. Aprende a meditar. Reserva 10 minutos al día para estar contigo mismo sin ningún tipo de estímulo externo. Lo agradecerás y más ahora que estamos imbuidos en un constante bombardeo de notificaciones.
4. Practica algún deporte o yoga. Ya sabes eso de “mens sana in corpore sano”. Creo que nada ayuda más a ser productivo que estar en una aceptable condición física. Además también te permitirá liberar todo el estrés acumulado.
5. ¡¡¡¡¡¡Prioriza!!!!!!!! Por desgracia el día tiene 24 horas y es imposible prescindir del sueño así que escoge aquello a lo que te quieres dedicar y aprende a renunciar a aquellas actividades que te encantaría hacer pero para las que no tienes tiempo en ese momento de tu vida.
6. Reserva los últimos 15 minutos antes de dormir sin móvil ni pantallas. A mí personalmente me cuesta más conciliar el sueño si voy directo del ordenador o el iPad a la cama.
7. Aprende a delegar. Confía en los demás y no trates de hacerlo tú todo siempre.
8. Tómate un descanso de vez en cuando. Además de los fines de semana siempre es necesario desconectar y liberarnos del “peso” de la rutina del día a día. Tener una mente clara es imprescindible si queremos seguir mejorando tanto en nuestra vida personal como en la laboral. Y bueno, el cuerpo también necesita descansar de vez en cuando.
9. Queda con gente. Trata de hacer planes, expandir tu grupo de amigos… Por suerte las redes sociales y aplicaciones como Meetup ayudan mucho en esta tarea y ayudan a compartir tus intereses con gente como tú.
10. Escucha a ese gente. No te cierres en banda en tus opiniones. Por mucho que digan no hay verdades absolutas sobre ningún tema. Aprende a debatir y enriquecerte con la opinión de aquellos que no piensan como tú. No crees tu “campana de eco”.
11. Cuida tu salud. Como sospecharás, en un mal estado de salud o físico es imposible acometer nada. Cuídate de estar en plena forma y reserva un día al año para ese chequeo físico que siempre te da pereza hacerte.
12. Lee. Quiero terminar el artículo animándote a que no pierdas el interés por la lectura. No hay nada mejor en mi opinión para desconectar y descubrir nuevos mundos.

Y recuerda…

Señor, dame fuerza para cambiar lo que puedo cambiar, la serenidad necesaria para aceptar lo que no puedo cambiar, y la sabiduría para distinguir entre ambas.

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